เรื่องเล่าจากมุมโต๊ะทำงาน: เบื้องหลังความเรียบร้อยที่ไม่ได้มาด้วยความบังเอิญ
ที่บริษัทแห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ มีพนักงานสาวชื่อ “อิงฟ้า” เธอเพิ่งได้รับการโปรโมตขึ้นเป็นหัวหน้าแผนกเอกสาร ท่ามกลางความดีใจนั้น เธอกลับต้องเผชิญความท้าทายครั้งใหญ่ เมื่อพบว่ากองเอกสารย้อนหลังหลายเดือนถูกรวบรวมอย่างไม่เป็นระบบ และวางระเกะระกะจนห้องทำงานกลายเป็น “เขาวงกตกระดาษ”
เธอเริ่มต้นภารกิจด้วยการจัดสรรงาน และอุปกรณ์จัดเก็บที่มีอยู่ แต่พบว่าลิ้นชักธรรมดาไม่สามารถรองรับเอกสารแต่ละหมวดได้ทั้งหมด เธอจึงตัดสินใจเลือกใช้ กล่องเอกสาร3ชั้น สำหรับเอกสารที่ต้องใช้งานรายวัน เช่น เอกสารที่รอเซ็นต์ เอกสารแจ้งเวียน และเอกสารที่ต้องนำส่งภายในวันนั้นๆ กล่องนี้วางอยู่บนโต๊ะของเธอเอง เพื่อความสะดวกในการหยิบใช้งานทันที
จากนั้นเธอจัดหา กล่องใส่เอกสาร5ชั้น มาเพิ่มอีกหลายชุด และแจกจ่ายให้แต่ละแผนกใช้แยกเอกสารตามประเภท เช่น เอกสารภาษี เอกสารพัสดุ เอกสารรับเข้า เอกสารส่งออก และแฟ้มสำคัญประจำแผนก ทั้งนี้เพื่อให้การค้นหาเอกสารในอนาคตสามารถทำได้รวดเร็ว
สุดท้าย สำหรับเอกสารลับ เอกสารราชการสำคัญ หรือเอกสารสัญญาที่ต้องการการจัดเก็บพิเศษ อิงฟ้าเลือกใช้ กล่องเก็บเอกสาร5ชั้นฝาแยก ซึ่งสามารถปิดล็อกได้ทีละชั้น เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวให้กับเอกสารเหล่านี้ โดยเธอเก็บไว้ในตู้ส่วนตัว พร้อมบันทึกการเข้าออกเอกสารอย่างเข้มงวด
หลังจากผ่านไปเพียงหนึ่งสัปดาห์ ห้องเอกสารรกๆ ก็กลายเป็นพื้นที่ทำงานที่ดูเป็นระเบียบเรียบร้อยจนเพื่อนร่วมงานแวะมาถ่ายรูปแชร์ในโซเชียล พร้อมคำบรรยายว่า “อิงฟ้าเปลี่ยนห้องเอกสารธรรมดา ให้กลายเป็นห้องโชว์รูมได้ยังไง?”
ใครจะคิดว่า จุดเปลี่ยนของระบบงานเอกสารทั้งองค์กร จะเริ่มต้นจากกล่องเก็บเอกสารเล็กๆ สามแบบนี้…
